「うちは10人未満だから就業規則はいらない？」小さな会社こそ決めておきたい5つのルール
社会保険労務士法人シャイン
代表社員の中村仁です。
この１１月は、特に行事が多く、県外への出張なども含めて、
日々の対応に追われています。
先週くらいから、急に寒くもなってきて、体調管理もしっかりして、
まずは年末までしっかりやり切りたいと思います。
【会社のルール、どこまで決めていますか？】
少人数の会社では、社長と社員の距離が近く、仕事のことも休みのことも、
その場で相談して決められる良さがあります。
そのため、就業規則についても、
「うちは数人しかいないから、まだ必要ないかな」
「何かあったら、その都度話し合えば大丈夫」
と考えている経営者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。
ただ、普段は問題がなくても、急なお休みや給与の計算、退職などの場面で、
お互いの認識の違いが表れることがあります。
今回は、10人未満の小さな会社でも整理しておきたい、職場のルールに
ついてお話しします。
【10人未満の会社は就業規則を作る義務はない？】
労働基準法では、常時10人以上の労働者を使用する事業場に、
就業規則の作成・届出を義務づけています。
人数は原則として会社全体ではなく、店舗や工場などの「事業場」
ごとに判断します。
また、正社員だけでなく、パート・アルバイトも含めて数える点
に注意が必要です。
例えば、同じ事業場で正社員が6人、パートが4人働いていれば、
合計は10人です。
一方、常時10人未満の事業場には、労働基準法上の作成・届出義務は
ありません。
それでも、厚生労働省は、トラブルを防ぐ観点から、10人未満でも
就業規則を作成することが望ましいとしています。
人数が少なくても、働く条件をお互いに確認できるようにしておくことは
大切です。
では、どのようなルールから整理するとよいのでしょうか。
【① 始業・終業時刻と、残業のルール】
まず確認したいのは、「いつから、いつまで働くのか」です。
– 始業・終業時刻、休憩時間
– 出退勤時刻の記録方法
– 残業が必要な場合の申請・承認方法
– シフトの決定や変更の手順
例えば、終業時刻を過ぎても社員が残っている場合、社長は
「もう仕事は終わっている」と思い、社員は「仕事が残っているので
残業している」と考えているかもしれません。
こうした行き違いを防ぐためにも、残業をする前に誰へ相談するのか、
実際に何時まで働いたのかを、確認できる仕組みにしておきましょう。
【② 休日・休暇と、欠勤連絡のルール】
少人数の職場では、一人のお休みが仕事全体に影響することもあります。
だからこそ、休むときの手順を共有しておくと、お互いに動きやすくなります。
– 会社の休日はいつか
– 年次有給休暇は誰に、どのように申請するか
– 急な病気や家族の事情で休む場合、誰に連絡するか
– 電話がつながらない場合はどうするか
例えば、「始業時刻までに直属の上司へ電話し、つながらない場合は
指定の連絡先へ連絡する」と決めておけば、連絡先に迷うことを減らせます。
なお、年次有給休暇は、原則として利用目的を問わず取得できるものです。
少人数の会社は、独自の年次有給休暇ルール（？）があったりもしますが、
法的なルールに合っているかも確認が必要です。
【③ 給与・手当と、欠勤時の計算ルール】
給与に関する認識の違いは、会社への信頼にも関わります。
– 給与の締切日と支払日
– 基本給や各種手当の支給条件
– 遅刻・早退・欠勤があった場合の計算方法
– 昇給や賞与の取扱い
特に確認しておきたいのは、「今まで何となく処理してきたこと」です。
同じように欠勤したのに、人によって給与の扱いが違えば、
不公平感につながりかねません。
雇用契約書や労働条件通知書、実際の給与計算を見比べながら、
説明できる内容になっているか確認しましょう。
【④ 職場で守ってほしい行動のルール】
「それくらい、言わなくても分かるだろう」
そう思うことでも、人によって受け止め方は異なります。
– お客様や取引先の情報の取扱い
– 会社の車両・備品の使用方法
– SNSへの仕事に関する投稿
– ハラスメントを防ぐための行動と相談先
例えば、職場で撮った写真をSNSに投稿した際、お客様の情報や
社内資料が写り込んでしまうことも考えられます。
「気をつけて」と伝えるだけでなく、何をしてはいけないのか、
判断に迷ったら誰に確認するのかまで決めておくと、社員も安心
して行動できます。
【⑤ 退職の申出と、引継ぎのルール】
退職は、少人数の会社ほど影響が大きい出来事です。
– 退職の相談・申出の窓口
– 退職までの手続きの流れ
– 担当業務やお客様対応の引継ぎ
– 鍵・制服・端末などの返却方法
急な退職の申出があると、社長も慌ててしまいます。
日頃から仕事の内容や保管場所を共有し、引継ぎの手順を
整理しておくことが、会社の備えになります。
【ルールは、社員に伝わってこそ役に立ちます】
ここまで、優先して整理したい5つのテーマを取り上げました。
規則の有無に関係なく雇用をする上で、最低限決めてきたいルールと言えます。
ただし、この5つだけで、就業規則に必要な事項がすべてそろうわけではありません。
実際に作成する際は、法令と自社の働き方に合わせて内容を整える必要があります。
また、せっかく作っても、社長の机の中にしまったままでは、社員は確認できません。
内容を説明し、書面の配付や共有フォルダへの掲載など、社員が必要なときに確認できる
状態にしておきましょう。
就業規則を労働契約の内容として機能させるうえでも、周知は重要です。
【「人が増えてから」より、今の働き方を整理するところから】
労使トラブルは「不明確なルール」が原因になっていることも少なくありません。
また、助成金用などを申請するのに、実態に合っていない規則を作り、
「そんなことが書かれていたの？」と驚く経営者も多く見てきました。
少人数でも、ルールはしっかりしているべきですし、むしろ「いつも言うことが違う・
ルールが変わる」という会社では、安心して働くことはできません。
また少人数のうちにルールを作っておく方が負担が少なく、人数が増えてからだと
ルールを作ることも、それを社内に定着させることも相当のエネルギーが必要になります。
「うちの人数でも作った方がよいのか」
「以前作った規則が、今の働き方に合っているか」
そんな疑問がありましたら、社会保険労務士法人シャインまでお気軽に
ご相談ください。
10人未満の会社の就業規則も多数作成してきました。
実情を伺いながら、経営者も社員も安心して働けるルールづくりを
お手伝いします。
【無料相談受付中】
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★編集後記
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数名の会社でも「規則があればよかったのに」という場面が
かなり多くあります。
少ない人数だと「ルールが関係を悪くする」という話もありますが、
そうは言っても最低限のルールはきちんと作って、労使共に
安心できる職場づくりをすることは大切です。
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