その有給管理、大丈夫？「年次有給休暇管理簿」で陥りがちな4つの落とし穴と対策

社会保険労務士法人シャイン
代表社員の中村仁です。

毎日暑いんですが、なんだかすっきりしない天気が
続きもやもやします。

最近の報道を見ていると、日本の猛暑は世界的にもきついようで、
まだまだ長期で続くでしょうから、この夏～秋にかけて、
体調管理をしっかりしていきたいものです。

【その有給管理、本当に大丈夫？】
「うちは社員が数人だし、Excelでなんとなく管理できて
いるから大丈夫」
「みんな仲が良いから、有給は口頭で申請・承認しているよ」

経営者のみなさん、そう思っていませんか？
実は、中小企業の労務管理において最も「うっかりミス（エラー）」
が起きやすく、労働基準監督署の調査でも厳しくチェックされるのが
「年次有給休暇管理簿（有給管理簿）」です。

2019年から「年5日の有給取得義務化」がスタートし、
それと同時にこの管理簿の作成・保存も企業の義務となりました。

しかし、有給のルールは意外と複雑。
悪気はなくても、いつの間にか「法律違反」の状態に
なってしまっているケースが後を絶ちません。

今回は、中小企業が有給管理簿の運用で陥りがちな
「4つのエラー」と、その対策を解説します！

【そもそも「年次有給休暇管理簿」とは？】
エラーを見る前に、まずは基本のルールを
サクッとおさらいしておきましょう。

有給管理簿とは、従業員ごとに有給の取得状況を
記録する書類のことです。
法律上、以下の3項目を必ず記載しなければなりません。

【保存期間のルール】
有給管理簿は、有給を与えた期間（1年間）が満了したあと、
3年間の保存義務があります。

ペーパーレス化が進む現在、紙でも電子データ（Excelやシステム）
でも構いませんが、いつでも出力できるようにしておく必要があります。

【有給管理簿でエラーを起こしやすい「4つの落とし穴」】
落とし穴1：パート・アルバイトの「比例付与」の計算ミス
正社員の有給は「半年で10日」と覚えやすいのですが、ミスが多発
するのが週3日や週4日勤務のパート・アルバイトスタッフの管理です。

労働時間や日数が少ないスタッフには、その勤務実績に応じて
有給を案分して付与する「比例付与」というルールがあります。

「週2日だから有給は出さなくていいや」と思い込んで管理簿すら
作っていなかったり、付与日数の計算を間違えて管理簿に登録したり
するエラーが非常に多いです。
週1日勤務であっても、半年働けば有給は付与されます。

落とし穴2：年5日義務に「時間単位有給」をカウントしてしまう
「うちは1時間単位で有給が取れる制度（時間単位年休）を導入
しているから、みんなちょこちょこ使って5日分くらいすぐ消化できているよ」
という会社は要注意です。

実は、法律で義務付けられている「年5日の確実な取得」において、
時間単位で取得した有給は「5日」の中にカウントできません。
•半日単位の有給： 0.5日としてカウントできる
•時間単位の有給： カウントできない

管理簿上で、時間単位の取得をそのまま「日数」に合算してしまい、
「年間で5日以上消化している」と勘違いするエラーが頻発しています。

落とし穴3：入社日がバラバラで「基準日」管理がむずかしい
従業員が入社した日ごとに「基準日（有給が付与される日）」
を設定している場合、全員の管理期限がバラバラになります。

例えば、Aさんは4月、Bさんは7月、Cさんは10月……となると、
「誰がいつまでに5日取らなければいけないのか」のデッドラインが
Excelの画面上で大混乱に。

結果として、管理簿の更新が追いつかなくなり、気がつけば
取得期限を過ぎていたというエラーが起こります。

落とし穴4：手入力による「転記ミス」と「更新忘れ」
Excelや紙の管理簿で運用している場合、一番怖いのが
ヒューマンエラーです。

従業員から有給申請書をもらったものの、忙しくて管理簿への
入力を後回しにして忘れてしまう。

あるいは、Excelの関数をうっかり書き換えてしまい、残日数の
計算が狂ってしまう。

これらは、労基署の調査が入ったときに「実態と管理簿の記録が
合っていない」と指摘される典型的なパターンです。

【中小企業が有給管理のエラーを防ぐための「2つの処方箋」】
「そんなこと言われても、これ以上労務に時間を割けないよ……」
という経営者の方へ、今すぐできる対策を2つご紹介します。

対策①：基準日を「一斉付与」に統一する
入社日ごとにバラバラだった基準日を、例えば「毎年4月1日」のように
会社全体（またはグループごと）で統一する運用に変える方法です。

全員の「有給をもらう日」と「5日取らせる期限」が同じになるため、
管理の煩雑さは劇的に減少します。

ただし、付与の仕方によっては入社日によって、付与日までの
バランスが多少悪くなったりもするので、導入には慎重に検討が必要です。

対策②：少人数でも「クラウド勤怠管理システム」を導入する
現代の最も確実な解決策は、Excelや紙での管理を卒業することです。

最近のクラウド勤怠管理システムは、従業員がスマホやPCから
有給申請をするだけで、自動的に有給管理簿が作成され、
残日数や「年5日取得」の進捗状況、アラートまで自動で管理してくれます。

「うちは10人未満だからシステムなんて大袈裟」と思われがちですが、
月数百円〜数千円程度で導入できるシステムも多く、経営者や担当者が
毎月Excelと格闘する時間（人件費）や、法律違反になるリスクを考えれば、
最もコストパフォーマンスが高い投資と言えます。

※弊社では月数百円～スタートできるKING OF TIMEというシステムの
導入をサポートしていますので、お気軽にご相談ください。
https://www.kingoftime.jp/function/vacation/

【有給管理は「仕組み化」でリスクをゼロに】
年次有給休暇管理簿の作成・保存を怠ったり、虚偽の記載をしたりした場合、
30万円以下の罰金が科される可能性があります。

また、給与や休暇の管理がズサンな会社は、従業員からの信頼を失い、
離職につながる原因にもなりかねません。
実際、退職時に年次有給休暇関係で揉めることはかなり多いです。

「うっかりエラー」が起きやすい有給管理だからこそ、人の注意力に頼るのではなく、
ルールをシンプルにしたり、便利なITツールを活用したりして「ミスが起きない仕組み」
を作ることが大切です。

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★編集後記
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簡単に思えて結構面倒くさい年次有給休暇の管理。
このところのいろいろな法律に関しては、
社員の能力で管理するのはかなり無理が出てきています。

管理の手前はエラー会費を考えると、今回触れているような
システム導入も十分良い選択肢だと考えています。

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