社会保険労務士法人シャイン
代表社員の中村仁です。

９月に入るということで、この時期実施される、
防災訓練へ参加しました。

かたちだけとは言っても、やはり実際に参加すると、
準備に対して色々考えさせられる部分がありました。

最近の夏だと「暑さ対策、水分が必要だな」など。
事故や震災は思わぬ時に発生するので、
普段から備えておく大切さを再確認しました。

【「言った」「言わない」を防ぐ！注意・指導の進め方】
特定の行動に対して注意・指導が必要という場面は
数多くあると思います。

注意しても「そんなことは言われていません」と
返され、堂々巡りになるのは避けたいものです。

感情的に叱ったり、口頭での注意を繰り返すだけでは
残念ながら、状況は改善しません。

それどころか、後々「パワハラだ」と主張される
リスクさえ生まれてしまいます。

大切なのは「客観的な事実」に基づいて、
「段階を踏んで、記録に残す」ことです。

まず、注意・指導を行う際は、個室など
他の従業員のいない場所で、少数で行うのが
望ましいでしょう。

そして、いつ、どこで、何があったのか、
具体的な行動と、それが業務にどう影響したかを
冷静に伝えます。

出来れば書面に伝えたいことだけをまとめ、
それを淡々と伝えるのがよいでしょう。

次に、改善してほしい点を具体的に指示し、
本人にも改善の意思があるかを確認します。
ここからが最も重要なポイントです。

指導した内容を簡単な書面（指導記録など）に
まとめ、「いつ、誰が、誰に、何について指導し、
どう改善を求めたか」を記録として残します。

口頭だと誤って伝わってしまう恐れもありますので、
書面で出来るだけ誤解を生じさせない、
というところも大切なポイントです。

そして、その書面を本人にも確認してもらい、
本人も確認したという意味で、
署名をもらっておけるとよいでしょう。

書面を作成し、残しておくということは、
お互いにこういう事実があったという確認にもなる為、
注意・指導の場面においては大切です。

また、目的は「特定の行動を改善する」というところに
あるので、そういった行動が改善されるよう、
会社側も出来る限りの協力をすることも必要です。

中小企業は「書面」がとにかく苦手なので、
ハードルが高いと感じるかと思いますが、
こういう細かい取り組みがとても大切だと考えます。

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★編集後記
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「口頭では何度も言っている」というのと、
「書面が残っている」とういのでは、
実務的に大きな違いがあります。

中々書面を使うというのは難しいところですが、
注意・指導をしっかり実施していくというところで、
より重視して取り入れて欲しい内容になります。

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