社会保険労務士法人シャイン
代表社員の中村仁です。

保険料の切り替えなど、年度行事は少しありますが、
今年度は、毎年10月にある「最低賃金の改定」などの関係で、
早々に動き出している会社の対応が少なからず出ています。

まだまだはっきりとした見通しは出ていないものの、
過去最高だった昨年度の流れは引き継がれるでしょうから、
今年度も「５％前後の引き上げ」は出てくると予想しています。

最賃の影響だけで数百万という会社も少なくない為、
備えてなんとかなるものでもないですが、
早めに計画を立てていくことが大切だと思っています。

【中小企業『記録のススメ』！】
各社の労務管理、トラブル時の対応、業務遂行について
「記録」があると色々いいのですが、「中々記録を残せない」
というのが悩みとして多いかと思います。

先日、ある会社の取組みの様子を聞いていると
「何かあるごとにルール化している」という話がありましたが、
これも「記録」の一部と言えるでしょう。

中小企業が色々悩ましいのは、この「記録」をきちんとしないので、
決めたことが定着しない、伝達がうまくいかない、
などの初歩的なミスも多いように感じています。

弊社も中小零細企業として「業務の記録を残す」
ということに色々とチャレンジしています。

主に使っているのは、次のようなツールです。
・メール
・chatwork
・LINE WORKS
・onedrive
・zoom
・king of time（勤怠）
・google（ドキュメントなど）

【ツールをどんな風に使っていくか？】
業務上でLINEを使っているという会社は、
割と多い気がしますが、セキュリティの問題や、
送信ミスなどの心配も多くあると思います。

LINEなど、個人の道具（スマホなど）を使うと、
情報漏洩などに繋がりやすい為、「個人のスマホなどに依存し過ぎない」
状態にしておくことは、かなり重要だと考えています。

あわせてパソコン、スマホなど、今安価で使えるものもあるので、
出来るだけ「会社のものを使ってもらい、何かあっても
すぐに制御できる状態にしておく」という点も大切です。

弊社は業務上のコミュニケーション手段として、
「Chatwork」を主に使っていますが、これは文字が残るので、
「言った言わない」の予防にもなると思います。

デジタルツールは「記録を残す」という点で優れていますが、
やはり「慣れていないと使いこなせない」というところと、
「細かいニュアンスが伝わりづらい」というところもあります。

そう考えると、最終的にはやはり「直接会話」というアナログに
勝るやりとりはないと思います。

最近は「会話」も文字起こしするようなツールが、
割と多く出てきていると思いますが、
今後「アナログのやりとりをデジタル化する」のは重要だと思います。

電話のAI対応や記録の要約も非常に使えるということなので、
今後、導入を検討しているところです。

「出来るだけ手間を取らず」「出来るだけ安価に」
「セキュリティ上も安心」を弊社進めながら、
お客様にも「生産性の向上」に繋がるアドバイスをしたりしています。

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★編集後記
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最近は「サブスクリプション（サブスク）」というかたちで、
色々使いやすく記録が残るツールが増えてきている感じがしますが、
うまく使いこなせていない会社も多くあると思います。

各社の業態などによって、使える使えないがあると思いますが、
今後、いわゆるDXの推進とあわせて、記録がうまく残るような
仕組みを導入していくことは大切だと思っています。

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