　労務管理で重要な「○○」とは？

おはようございます、山梨県南巨摩郡身延町の
社会保険労務士法人シャインの代表社員、中村です。

日中、かなり暑いと感じる日が増えましたが、
まだまだ朝晩、寒さも感じる微妙な時期。
皆様もお体にはお気を付け下さい！

【一生懸命、注意をしているが…】

ある研修会の中で、経営者の方から、
こんな質問がありました。

「社員に対し、十分注意をしており、
　自分のメモにすべて残しているが、
　それでは事が起きた時に不十分か？」

私なりに、注意をしていることは大切ですが、
おそらく、事が起きた時に、ご自身のメモだけで、
注意の事実を証明するのは難しいとお答えしました。

中小企業の経営者も注意や教育など、
実施はしているものの、記録に残せずに、
後でトラブルになる事例は結構あると思います。

【書類に残すことはとても大切！】
労使トラブルになる時は、必ず、
その当時の状況の確認が生じます。

最近であれば、社員側が録音している、
というのが決定的な証拠となる場面も、
数多くあると考えられます。

そんな中、会社が「一生懸命やっていた」
といっても、記憶やメモだけでは、
証拠として不十分ということはお分かり頂けるでしょう。

会社側も、何かの際には、手間がかかっても、
出来る限り「書面に残す」ことが重要です。

【ポイントとなる書面？】
最初に確認したいのが、その社員に
どんな条件で働いてもらうかを示す
「労働条件通知」。

中小企業で、これが自然と出来ている会社は、
かなり限られていると思われますが、
実は労働基準法で作成が義務付けられています。

また条件を変更する際には「辞令」、
注意などをする際には「注意書」
など、諸々書面にしておいた方がよいものがあります。

最近では、年次有給休暇関係も管理が重要になるので、
年次有給休暇の申請書なども作っておく方が、
よりより労務管理に繋がっていくでしょう。

【書面づくりは慣れもある？？】
弊社のお客様でも、規模に関わらず、
色々な話をしていくうちに、自然と
「書面にした方がよいか？」とお話されるようになります。

これは日頃から、そういう事が大切とお伝えしていることも
あるかもしれませんが、会社としても記録に残す重要性に
気づかれたのかもしれません。

最悪の結果にならないに越したことはないですが、
とても小さな問題が、ちょっとしたボタンのかけ違いで、
大きな問題になっているのが実態です。

社員とのやりとりにおいて、日頃から出来る限り
「書面に残す」という習慣をつけていくのが、
労務管理上は非常に大切です。

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★編集後記
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お客様に書面に残しましょう、と言いつつ、
自社でこれをやろうとすると結構大変です(笑)。

大変ではありますが、安心して働いてもらう為にも、
お互い言った言わないなど不毛なトラブルをなくす為、
書面を作ることを進めて頂きたいと思います。

※本記事の記載内容は、公開当時の
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