人事評価を機能させる面談の頻度は？
人事のお医者さん、人事制度構築士の中村仁です。
今年も半分が終わったな、、、なんて思っているうちに、
７～８月も予定を考えてみると、あっという間に終わりそう。
やろうと思っていることも、きちんと計画を立てないと、
忘れてしまい、そのまま時間が流れていく、、、
ということが結構あります。
今回のテーマもそんな話の一つではないかと思います。
【人事評価を機能させる面談の頻度は？】
人事制度をやっている会社の多くが、面談を行うと思いますが、
頻度はどの程度でしょうか？
一般的に考えると、目標設定の期初に１回、期末に１回。
これがもしも、半期ごとで行うとすれば、年に４回程度、
というところが多いように思われます。
実際、この頻度で行うとどんな感じでしょうか？？
私自身も経験がありますが、期初に「目標を立てましょう」ということで、
今期取り組みたいことなどの目標設定を行います。
当然、上司にもそのことを伝えます。
期中、頭の片隅に残っていればよい方で、
大体「立てた目標を忘れてしまっている」。
これは本人も、上司も、というケースが多いでしょう。
そして、期末に「評価しましょう」ということで、
面談をする為に、期初に作成した資料を確認し、
「忙しくて、できませんでした」ということが多いように思われます。
【何のための評価制度か？】
よく「目標を自分で立てさせて、モチベーションアップさせたい」
というようなお話を伺います。
自分で立てた目標に向かって進む方が、
確かに他人に立てられた目標に向かうよりも、
成果は出やすいように思います。
目標を立てる事についての難しさは、一旦置いておいて、、、。
皆さん自身も「今年はこんなことに取り組もう」と、
評価制度などなくても、考えることは多いと思います。
一定の期間が経って、その目標は達成されているでしょうか？？
出来ているとすれば、「とても素晴らしい人」だと思います。
「やろうと思っているけど」「結局できなかった」ということで、
時間ばかり過ぎる、という方が圧倒的に多いと思われます。
「テスト勉強」「ダイエット」「○○の試合」など。
中長期的に取り組む必要があるものは、
やはり思ったところまで仕上げるのが相当難しいものです。
仕事上は、基本的に上司がいるはずなので、
その上司が最終的に評価しますが、評価の時に困るのが
「本人は頑張った（つもり？）が、上司が評価してくれない」状態。
これにも、様々な要因があると考えられますが、
大きな要因の一つが「期中のコミュニケーションや方向修正の不足」
が挙げられると考えられます。
【面談の頻度＝早期の方向修正】
例えば、スポーツの試合などを思い浮かべてみます。
監督と選手が会話を出来る状況にあって、
選手はベストを尽くして試合をしましたが、
結果、敗けてしまいました。
試合中、監督は「もっと○○だった」と思っていたとしても、
それを伝えていなかったとすれば、試合中に伝えるべきでは？
と普通は考えると思います。
評価制度もそれに近いものがあり、期中に上司と、
「目標に向かって話す機会」が多ければ多いほど、
その修正はしやすくなるはずです。
例えば半年間、本人は本人で「目標に向かって頑張っている」と
色々やっていたとしても、「上司から見て方向がずれている」場合、
期末にそのすり合わせをしたとすれば、遅すぎることになります。
更に悪いのは、本人は「頑張った」と思っているのに、
上司から「できていない」という大きなすれ違いに繋がり、
結果的に「評価制度に対する不満」にも繋がり得ます。
【面談の適切な頻度は？】
では「面談の適切な頻度は」ということを考えると、
「２週間に一度」という風に考えています。
なぜ「２週間」か？
人間は言葉があるので、「後からでも伝えればいいや」と思いますが、
動物の習性として「フィードバックは早い方がよく」、
いかに言葉であっても「２週間を超えると効果がなくなる」と言われています。
つまり、何かの行動があった時に、それが良いことでも悪いことでも、
２週間以内に本人に伝えないと、伝えたことの効果がなくなります。
極端な話、毎日顔を合わせる関係でありながら、
半年後に「半年前のあれよかったよ」と言われても、
「何をいまさら」と思ってしまわないでしょうか？
結局、何かに向かって行動をする場合、短期間で方向修正を掛けながら、
中長期的に取り組むというのが、一番結果に繋がると言えるでしょう。
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★編集後記
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弊社内でも定期的に面談を行っていますが、
出てくる話題は「ここ１週間程度」のものが多いです。
下手をすると２～３日前にやったことすら忘れてしまう(笑)。
面談は「多く、短時間で」がポイントだと思います。
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